Hvordan spise en (ERP-)elefant

Så er dagen kommet. Du har innsett at du ikke lenger kan ha dine gamle IT-systemer gående lenger.

«Nå som de endelig har begynt å funke for oss», tenker du kanskje, når noen prikker deg på skuldrene og sier at du må oppgradere.

Du har selvfølgelig skjøvet det foran deg altfor lenge, og nå er det blitt et aldri så lite skippertak som må tas før dere er oppe på 2022-standard.

Du ruller i gang de interne prosessene, det blir avholdt møter og workshops, kanskje hyret inn noe konsulentbistand til å få noe rammer, strukturere prosessen, etc. Styret er tvilende, men du får lov til å kjøre på, men det er viktig at dere holder budsjett!

Dere finner ut at foruten en ren teknisk modernisering, har jo masterdataene deres sklidd ut de siste årene, etter at «Terje» sluttet. Og så er det jo noen prosesser ute på avdeling B som er litt tungvinte. Sigrid har også uttrykt frustrasjon over alt hun må klikke på for å få laget ukesrapporten hun har gjort i mange år. 

I tillegg har en kompis begynt å jobbe med maskinlæring i sitt hyper-moderne transportfirma. De fôrer visst algoritmen med kjørerutene og vareinformasjon, og får ut optimaliserte prioriteringlister for lagerplukk. «Fancy!», tenker du.

«Nå skal vi fikse systemene våre! En gang for alle» Alle er super-motiverte for å endelig få løst «sitt problem». Ønskelisten vokser… og vokser… og vokser. Kravspesifikasjonen, som du lærte om i IT-timen på videregående på 90-tallet, blir lang og fin. Budsjettet kommer på plass, og dere er klare for å kjøre.

Det du brått blir sittende med, er en elefant i en porselensbutikk. Og for den ufokuserte leser: elefanten er ERP-prosjektet du planlegger, og porselensbutikken er sjappa di!

Jeg håper noen stopper deg, før du blir «en del av statistikken». For den statistikken er ganske dyster. Av klassiske ERP-prosjekter som gjennomføres, altså med kravspec og leverandører som kappes om din gunst, feiler mellom 50% og 75%. Det vil si at de ikke løser problemet, koster mye mer enn det skulle, eller blir betydelig forsinket.

Så hvordan kjører man et moderne ERP-prosjekt i dag? Hvordan spiser man en elefant?

Svaret er åpenbart: én bit av gangen.

På fagsiden møter vi stadig denne utfordringen. Prosjekter hvor mottakerorganisasjonen har blitt litt overivrige, og vi må bruke en del tid innledningsvis på å «roe ned» situasjonen, og finne det magiske minimumsproduktet – MVP – Minimum Viable Product. Dette oppleves, ikke sjelden, som en skuffelse, og kanskje til og med et nederlag, for prosjekteierne. Men det er en helt nødvendig realitetsorientering.

Du har helt sikkert:

• dårlig tid
• undervurdert kompleksiteten i prosjektet
• undervurdert internt kapasitetsbehov for å bidra i prosjektet
• gjort én av to vanlige feil: 
  • Satt i gang aktiviteter som ikke burde vært satt i gang
  • Ikke satt i gang nødvendige aktiviteter

Konklusjonen er at lange prosesser og prosjekter, som skal «dekke alt» og «komme up to speed» har svært lav suksessrate. Og det blir mer og mer sant for hver måned som går. Det eneste som bør være konstant i prosjektet ditt er endringer.

La oss gi noen konkrete tips for en god, innledende prosess:

• Dropp detaljene, fokuser på målbildet
• Begynn tidlig med endringsledelse: Fokuser på organisasjonens endringskapasitet, både teknisk og operativt
• Kartlegg avhengighetene mellom deres operative prosesser
• Finn ut av deres MVP: Hva er den eller de absolutt minste områdene som kan skilles ut og påbegynnes.

Og sist, men ikke minst: Får du råd av en innleid prosjektleder eller anskaffelsesrådgiver til å gå gjennom alle prosessene deres, og lage en «kravspesifikasjon» med punkter: Send vedkommende på dør!

For den musikkinteresserte leser, ref Klovner i Kamp – Langt å gå.